Excel versus SAP voor planning: Voordelen, Nadelen en Verschillen

Geschreven door Thomas Meersseman | 4-jul-2023 19:10:19

Een effectieve productieplanning is cruciaal voor elk bedrijf ongeacht de grootte, industrie of type productieproces. Als het gaat om planningstools, zijn Excel en SAP zonder twijfel de meest populaire opties. In deze blogpost zullen we de voordelen, nadelen en verschillen tussen deze tools oplijsten om u te helpen beslissen welke optie het meest geschikt is voor uw bedrijf.

Plannen met Excel

Excel is een spreadsheetsoftware die veel wordt gebruikt voor planning. Hier zijn enkele voor- en nadelen van het gebruik van Excel voor planning:

Voordelen:

Gebruiksgemak: De meeste mensen zijn vertrouwd met het gebruik van Excel in een professionele context. Het is gebruiksvriendelijk en gemakkelijk aan te leren.
Maatwerk: Je kan werkbladen, grafieken, diagrammen en formules tot zelfs de stijl en kleuren in Excel zelf gemakkelijk vormgeven. Op die manier creëer je als het ware een applicatie op maat van jouw bedrijf en planningsproces.
Flexibiliteit: Je kan Excel sheets op elk moment aanpassen, kopiëren en plakken, en snel berekeningen uitvoeren. Op die manier kan je verschillende versies of scenario's uitrekenen van eenzelfde planning.

Nadelen:

Beperkte samenwerking: Excel is geen centraal beheerde applicatie, wat het moeilijk kan maken om met anderen samen te werken. Hoewel Office 365 versiebeheer en verbeterde functionaliteit biedt voor samenwerking, wordt er toch nog vaak met een lokale kopie gewerkt.
Foutgevoelig: Handmatige gegevensinvoer in Excel kan leiden tot fouten, wat de nauwkeurigheid van uw planning kan beïnvloeden.
Tijdrovend: Het opzetten en beheren van Excel-sheets kan tijdrovend zijn, vooral als u veel gegevens moet beheren of als u eindigt met veel aan elkaar gekoppelde Excel-sheets.

Plannen met SAP

SAP is een software voor enterprise resource planning (ERP) die door veel bedrijven wordt gebruikt voor planning. Hier zijn enkele voor- en nadelen van het gebruik van SAP voor planning:

Voordelen:

Integratie: SAP biedt integratie met andere SAP-modules, waardoor je planningsprocessen eenvoudig kan stroomlijnen met andere processen en functies binnen het bedrijf.
Gecentraliseerde gegevensopslag: Met SAP worden alle planningsgegevens op één plaats opgeslagen, waardoor het gemakkelijker wordt om te beheren en toegang te krijgen. Je werkt met een versie van de waarheid.
Automatisering: SAP komt met een doorgedreven standaardisatie en automatisering van verschillende planningsprocessen, wat tijd kan besparen en fouten drastisch vermindert.

Nadelen:

Duur: Het implementeren van een SAP systeem is niet goedkoop. Voor kleine bedrijven is dit vaak geen haalbare kaart. Het kostenplaatje kan aardig oplopen wanneer je afwijkt van de standaardfunctionaliteit.
Technische expertise: SAP vereist heel wat technische expertise zowel qua implementatie als onderhoud waardoor er vaak met externe consultants wordt samengewerkt. Dit kan een barrière vormen voor sommige bedrijven.
Complexiteit: Met SAP leer je niet op een dag werken, wat het gebruik ervan voor sommige gebruikers uitdagend kan maken. Het vergt een steile leercurve om een ervaren SAP-gebruiker te worden. Vinden van werknemers met de juiste SAP skills is niet altijd een evidentie.

Verschillen tussen Excel en SAP voor planning

Zoals je kan zien, hebben Excel en SAP verschillende sterke en zwakke punten als het gaat om planning. Hoewel Excel flexibiliteit en gebruiksgemak biedt, kan het tijdrovend zijn en foutgevoelig. SAP biedt daarentegen krachtige functies en gecentraliseerde gegevensopslag, maar kan kostbaar en complex zijn om te implementeren.

Criteria	Excel	SAP
Functionaliteit	Geschikt voor kleinere bedrijven met eenvoudige planningsbehoeften.	Geschikt voor grotere bedrijven met complexere planningsvereisten. SAP biedt meer geavanceerde planningsfuncties
Schaalbaarheid	Bij het gebruik van grote hoeveelheden data kunnen er performantie-issues optreden. De foutgevoeligheid neemt exponentieel toe met het aantal gebruikers.	SAP kan efficient omgaan met grote hoeveelheden data en is ontworpen om op grote schaal uitgerold te worden.
Maatwerk aanpassingen	Excel sheets zijn heel gemakkelijk zelf aan te passen, wat een voordeel is maar ook een zeker risico inhoudt omdat zaken onbedoeld aangepast kunnen worden.	Er dient bijna altijd een beroep gedaan worden op specialiseten om maatwerk aanpassingen door te voeren, wat het kostelijk maakt.
Samenwerking	Met Office 365 is samenwerken een stuk eenvoudiger geworden, toch blijft het risico op conflicten en werken met verschillende versies vrij hoog.	SAP is een centraal beheerd systeem en voldoende performant om met honderden gebruikers tegelijk samen te werken.
Gegevensopslag en -opvraging	Slaat gegevens lokaal op, wat het risico op werken met meerdere versies van de waarheid groot maakt.	Biedt gecentraliseerde gegevensopslag, waardoor het gemakkelijker is om uw planningsgegevens te beheren en te consulteren.
Integratie	Eenvoudige integraties, zoals ODBC connecties, kunnen zelf ingericht worden in Excel. Dankzij tools zoals Zapier kan je tal van connecties leggen tussen Excel en andere applicaties.	SAP biedt een volledige suite van integratiemogelijkheden aan met tal van systemen en applicaties. SAP integraties zijn heel robuust, maar komen opnieuw met een kostenplaatje.

De juiste tool kiezen voor uw bedrijf

Bij het kiezen tussen Excel en SAP om jouw planningsproces te ondersteunen moet je rekening houden met factoren zoals de gewenste functionaliteit, het aantal gebruikers, kosten en voordelen, noodzakelijke integraties en de technische expertise waarover je beschikt. Naast Excel en SAP zijn er ook platformen zoals Checkmate die een gebruiksvriendelijke interface en maatwerk aanpassingen combineren met een gecentraliseerde gegevensopslag. Het biedt ook integratie met andere systemen en automatisering van typische planningstaken. Checkmate combineert het beste van beide werelden.

Laten we samenvatten

Excel en SAP zijn beide populaire tools voor planning, maar ze komen elk met hun sterke en zwakke punten. Door de voor- en nadelen en verschillen tussen deze tools te begrijpen, kan je degene kiezen die het meest geschikt is voor jouw planningsbehoeften en doelen.

Checkmate is een alternatieve planningstool die het beste van SAP en Excel combineert, waardoor het een uitstekende optie is voor zowel kleine als grote bedrijven.

Uiteindelijk komt de keuze tussen Excel, SAP, or Checkmate neer op jouw persoonlijke planningsbehoeften en voorkeuren. Neem de tijd om uw opties te evalueren en kies de tool die u het meest efficiënt en effectief helpt uw planningsdoelen te bereiken.

Volledig bericht weergeven